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Dirección de reuniones

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Es una herramienta que facilita la comunicación y la coordinación de esfuerzos entre las personas lo cual es fundamental dentro de un equipo.  Esto hace que podamos definir una reunión como: el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos en un clima de intercambio integral de contenidos y relajado en las formas.

En la realidad no siempre una reunión es relajada en las formas, puesto que a veces se producen tensiones lo cual conlleva a que las reuniones no resulten  eficaces.

Al hablar de las reuniones debemos decir que estas son un reflejo, en lo bueno y en lo malo, del sistema habitual de trabajo de una empresa, de sus procesos de comunicación interpersonal y de su cultura. Por ello, los directivos tienen la responsabilidad de dirigir de manera adecuada las reuniones y conseguir que sean productivas y eficaces. Cuando se dirige una reunión de manera adecuada se consigue desarrollar:

  • Competencia comunicativa (feedback)
  • Competencia motivadora (se consigue incentivar a los integrantes de la reunión)
  • Competencia para resolver problemas

La importancia de las mismas radica en tres aspectos fundamentales:

  1. Es un sistema de trabajo cada vez mas habitual e importante dentro de las empresas de hoy en día ya que normalmente la estructura interna de las empresas hace necesario que los componentes de los distintos departamentos se  reúnan para poner en común conocimientos o llegar a acuerdos.
  2. Es un eficaz instrumento de dirección puesto que permite al director de una organización lograr objetivos que requieran de la intervención de más de una persona.
  3. Es una valiosa herramienta de comunicación debido a que las reuniones permiten una mayor implicación de todos los colaboradores en sus respectivos puestos de trabajo.

Las ventajas que podemos obtener de una reunión al utilizarla como medio para lograr determinados objetivos son:

–          La participación: gracias a las reuniones los colaboradores se sienten motivados cuando participan en la programación, organización y control de su propio trabajo.

–          La colaboración: colaborar es algo mas que participar, es tener la oportunidad de aportar ideas y contribuir al equipo. También supone una motivación para los colaboradores ya que se sienten parte del equipo y sienten que se tiene en cuenta sus opiniones.

–          La integración: la integración da lugar a una disposición favorable del colaborador.  En la siguiente diapositiva vamos a profundizar un poco más en el concepto de integración.

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